Tipps zum E-Mails-Schreiben

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E-Mails richtig schreiben

Ob privat oder im Geschäftsleben, die E-Mail ist heute allgegenwärtig. Als Textservice schreiben, erhalten und bearbeiten wir Hunderte E-Mails täglich – für uns selbst und für unsere Kunden. Einige Erfahrungstipps wollen wir mit Ihnen teilen.

Sicherlich gibt es keine immer und ewig gültigen Regeln fürs richtige Schreiben von E-Mails. Je nach Situation und Empfänger kann eine andere Vorgehensweise sinnvoll sein. Insbesondere auch in anderen Ländern können andere Gepflogenheiten existieren. Auf jeden Fall sollte man mit dem Thema bewusst und sorgfältig umgehen.

Die richtige E-Mail-Adresse

Das Verfassen von E-Mails fängt mit der Wahl der richtigen E-Mail-Adresse an. Ihre Adresse ist neben der Betreffzeile das Erste, was der Empfänger sieht, daher muss sie – besonders im Geschäftsverkehr – sorgfältig ausgewählt werden. Am besten wählen Sie eine E-Mail-Adresse nach folgendem Muster:

  • vorname.nachname@firma.xy.

Bei Funktionsadressen können auch andere sprechende Bezeichnungen gewählt werden, zum Beispiel:

  • anfragen@firma.xy,
  • bestellung@firma.xy,
  • buchhaltung@firma.xy,
  • support@firma.xy oder
  • beschwerdemanagement@firma.xy.

Im Umkehrschluss bedeutet diese Empfehlung:

  • Benutzen Sie keine aussagelosen Nicknamen und Fantasienamen wie „rosy84“ oder „bulle69“ in Ihrer E-Mail-Adresse. Dies wirkt unpersönlich und unprofessionell. Im schlimmsten Fall können aus Ihren Fantasieschöpfungen auch unerwünschte Rückschlüsse auf Ihre Hobbys und Interessen gezogen werden.

  • Verwenden Sie möglichst keine Abkürzungen. Es sei denn, Sie kürzen Ihren Vornamen ab, weil Ihr ganzer Name zu lang wäre.

  • Setzen Sie keine kostenlosen E-Mail-Anbieter für Firmen-E-Mail-Adressen wie firma@yahoo.xy oder firma@gmail.xy ein. Auch dies wirkt unprofessionell und ist imageschädlich.

Die Betreffzeile

Formulieren Sie eine aussagekräftige und möglichst kurze Betreffzeile, damit der Angeschriebene sofort weiß, worum es geht. Vermeiden Sie irreführende oder zu allgemeine Betreffzeilen wie „Frage“ oder „Anfrage“. Schreiben Sie lieber „Frage zu Produkt XY“ oder „Bestellung Produkt XY“.

Die meisten E-Mail-Programme stellen das Präfix „Re“ oder „AW“ der vorhandenen Betreffzeile voran, wenn Sie auf eine E-Mail antworten. Das ist für den Empfänger sehr praktisch, denn so weiß er, dass es sich um eine E-Mail zum selben Thema handelt. Viele E-Mail-Verwaltungsprogramme sortieren sogar die Mails nach den Betreffzeilen. So kann das Gespräch leicht zurückverfolgt werden. Daher sollten Sie auch beim Antworten nicht ohne Grund die vorhandene Betreffzeile löschen.

Wenn sich das Thema ändert, sollten Sie aber auch den Betreff immer anpassen. So können Sie und Ihr Empfänger sich besser in der E-Mail-Flut zurechtfinden.

Ein Thema pro E-Mail

Nicht immer ist es realisierbar und nicht immer sinnvoll: Tendenziell sollten Sie aber darauf achten, dass Sie pro E-Mail nur ein Thema ansprechen und nur eine Frage stellen. So erhalten Sie schneller eine Antwort und erleichtern sich und Ihrem Kommunikationspartner die Verwaltung der E-Mails beträchtlich.

Denn: Wenn Sie zwei Themen, die womöglich gar nichts miteinander zu tun haben, in eine Nachricht packen, erhalten Sie im besten Fall eine Antwort erst dann, wenn der Empfänger beide Fragen beantworten bzw. beide Themen kommentieren kann. Und das kann bei unterschiedlichen Themen unterschiedlich lang dauern. Im schlimmsten Fall erhalten Sie gar keine Antwort oder nur auf eine der Fragen, weil die andere übersehen oder vergessen wurde.

Die Formatierung

Verschicken Sie geschäftliche E-Mails am besten ohne jegliche Formatierung. Im Idealfall wählen Sie Plain Text als Format für verschickte Nachrichten in Ihrem E-Mail-Programm aus. So kann im Mail Body rein technisch nur der Textinhalt verschickt werden. Alle Bilder und sonstigen Dokumente, die einer besonderen Formatierung bedürfen, gehören ohnehin immer in den Anhang.

Das Plain-Text-Format hat gleich mehrere Vorteile:

  • Die meisten professionellen Empfänger akzeptieren nur die Plain-Text-Varianten von E-Mails. Bilder werden ausgeblendet. Ihre Layout-Mühen sind also im besten Fall vollkommen vergeblich.

  • Im schlimmsten Fall laufen Sie aber Gefahr, es vor lauter Begeisterung mit farbigem Schnickschnack zu übertreiben. Der Empfänger ist abgeschreckt, verwirrt, ermüdet schneller beim Lesen oder hält Ihre Botschaft gar für Spam.

  • Zudem minimieren Sie mit Plain Text die Wahrscheinlichkeit, dass mit Ihrer E-Mail Viren und sonstiger schädlicher Code versandt werden.

  • Vor allem erleichtern Sie dem Empfänger die Lektüre Ihrer Nachricht. Normale Geschäftsbriefe sind nicht zufällig inzwischen bis ins kleinste Detail normiert. So muss sich weder der Absender noch der Empfänger jedes Mal neu zurechtfinden.

Auf gar keinen Fall sollten Sie aber versuchen, den Briefstandard nachzuahmen. Die E-Mail ist ein vollwertiges Kommunikationsmedium mit eigenen Gepflogenheiten. Datum, Absender, Betreff sind schon in den Meta-Angaben aufgeführt. Für die Adresse und die sonstigen Kontaktdaten steht die Signatur zur Verfügung.

Ob Sie Ihre Nachricht in reiner Textform oder als HTML-Datei abschicken, die bekannten Typografie- und Layout-Regeln für elektronische Dokumente gelten immer: schwarze, gut lesbare Schrift in angemessener Größe (je nach Schrift 11 oder 12 pt) auf weißem Hintergrund, eine Leerzeile zwischen den Absätzen, einheitliches und regelmäßiges Erscheinungsbild.

In umfangreichen Mails sind manchmal Fettmarkierungen hilfreich, um einzelne (!) Wörter für die leichtere Orientierung hervorzuheben. In den meisten Fällen sind aber längere Ausführungen besser im Anhang aufgehoben.

Die Anrede

Jede E-Mail sollte eine korrekte Anrede enthalten. Bei eher offiziellen E-Mails fangen Sie mit „Sehr geehrter Herr ...“ oder „Sehr geehrte Frau ...“ an. Bei gut bekannten Empfängern können Sie auch mit „Hallo Frau ...“ oder „Hallo Herr ...“ beginnen. Diese Anrede wird aber auch unter noch nicht bekannten Korrespondenzpartnern immer gebräuchlicher. Möglich sind auch Anreden wie „Guten Tag, Frau ...“ oder „Guten Abend, Herr ...“. Wirklich passen tun diese Anreden aber nur dann, wenn Sie ziemlich sicher sind, dass Ihre Botschaft auch tatsächlich zur angegebenen Tageszeit gelesen wird.

Achten Sie auf das richtige Geschlecht in Ihrer Anrede. In den meisten Fällen verraten die Vornamen das Geschlecht des Angeredeten. Im Zweifel, etwa bei ausländischen Namen, sollten Sie aber die Mühe nicht scheuen, auch mal im Internet nachzuschauen, ob ein Vorname weiblich oder männlich ist. Sollte die Recherche nichts ergeben, kann es sehr einnehmend wirken, wenn Sie sich dafür entschuldigen und das Problem direkt in der ersten E-Mail thematisieren.

Die Anrede sollte unbedingt den (richtig geschriebenen!) Namen des Empfängers enthalten. Vermeiden Sie unpersönliche Anreden wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder gar nur „Hallo“. Die Nachricht liest sich dann wie eine Massenmail und hinterlässt einen schlechten Eindruck.

Die Grußformel

Dasselbe gilt auch für die Grußformel. „MfG“ für „Mit freundlichen Grüßen“ ist eine Absurdität. Entweder schreiben Sie diese formelle Grußformel ganz aus oder Sie belassen es im Falle eher privater oder Ihnen schon länger bekannter Empfänger bei „Gruß“ bzw. „Viele Grüße“.

Übrigens wirkt auch die Formel à la „Grüße aus Hamburg“ in den meisten Fällen befremdlich. Wenn es in Ihrer Nachricht nicht gerade um diese Stadt geht und auch sonst Ihr Aufenthaltsort unwichtig ist, kann so eine Grußformel sogar leicht arrogant wirken. Stattdessen sammeln Sie Pluspunkte, wenn Sie Ihre Nachricht mit „Grüße nach“ mit Angabe des Empfängersitzortes abschließen. Auf diese Weise verleihen Sie Ihrer E-Mail eine weitere individuelle Note. Wirksam ist dies aber natürlich nur bei der ersten Nachricht.

So lang wie nötig, so kurz wie möglich

Zeit ist bekanntlich Geld. Daher sollten Sie die Aufmerksamkeit des Empfängers nicht länger als unbedingt nötig beanspruchen. Je kürzer und präziser Sie sich fassen, desto höher ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass Sie eine klare und schnelle Antwort erhalten.

Sollten zu einem Thema längere Ausführungen notwendig sein, bietet es sich an, eine separate Textdatei anzuhängen. Bei unbekannten Empfängern sollte dies allerdings erst nach Absprache erfolgen.

Rechtschreibung und guter Stil

Lesen Sie unbedingt vor Absenden Ihre E-Mail mindestens einmal Korrektur. Sie werden staunen, wie viele Tippfehler und stilistische Blüten noch drinstecken. Einige Tipps zum Thema Textkorrektur geben wir hier. Bei besonders wichtigen E-Mails wie Werbenachrichten und Bewerbungen ist es ratsam, einen Bekannten oder Kollegen um eine Korrektur zu bitten oder sogar einen Profi damit zu beauftragen.

Es ist nämlich nicht nur eine Sache der Höflichkeit, dem Empfänger eine sorgfältig geschriebene und korrigierte Nachricht zukommen zu lassen, sondern auch in Ihrem eigenen Interesse als Absender. Je leichter und angenehmer die Lektüre Ihrer E-Mail für den Leser ist, desto schneller wird die Antwort kommen und desto wahrscheinlicher wird sie im Einklang mit Ihren Wünschen stehen.

Den E-Mail-Verlauf beibehalten

Besonders wer viele Mails schreibt und mit vielen Kommunikationspartnern gleichzeitig korrespondiert, weiß, wie praktisch es ist, den Nachrichtenverlauf im Anhang oder im Anschluss an die Signatur nachlesen zu können. Sonst muss man eventuell mühsam in alten Mails suchen, bevor man rausfindet, worum es überhaupt geht.

Daher sollten Sie mit dem Nachrichtenverlauf genauso wie mit der Betreffzeile verfahren: Bei gleichem Thema bleiben der Verlauf und der Betreff erhalten. Ändert sich das Thema, verändert sich auch die Betreffzeile. Der Nachrichtenverlauf sollte dann aus Speichergründen und der besseren Übersichtlichkeit wegen ebenfalls gelöscht werden.

Die Signatur

Eine informative Signatur ist in Geschäftsmails Pflicht. Abgesehen von allen rechtlich eventuell nötigen Angaben sollte Ihre Signatur auf jeden Fall Ihren vollen Namen, Ihre Anschrift, Ihre E-Mail- und Webadresse sowie Ihre Telefonnummer enthalten.

Dies gilt nicht nur für die erste E-Mail, die Sie an jemanden schicken, sondern für jede E-Mail. Denn niemand will lange suchen, um Sie bei möglichen Rückfragen zurückrufen oder auf Ihrer Website weitere Details zu Ihrer Person nachlesen zu können.

Gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangaben

Achten Sie bitte darauf, dass je nach Rechtsform kommerzielle und geschäftliche E-Mail-Korrespondenz ähnlichen Angaben- und Impressumspflichten unterliegt wie normale Briefe und Websites. Im Zweifelsfall sollten Sie sich genau informieren, weil sonst kostenpflichtige Abmahnungen von der Konkurrenz oder besonders eifrigen Anwälten die Folge sein können.

Der Anhang

Bei Anhängen sollte man wie auch beim Betreff auf sprechende Dateinamen achten. Namen wie „Anhang.pdf“ oder „Bewerbung.doc“ sind wenig aussagekräftig. Bedenken Sie, dass Ihr Empfänger vielleicht sehr viele E-Mails mit ähnlichen Anhängen erhält. Womöglich muss er sie auch herunterladen und abspeichern. Bei so aussagelosen Dateinamen müsste er die Dateien manuell umbenennen, um sich später darin zurechtzufinden, was sehr viel Zeit kostet.

Apropos herunterladen. Achten Sie auf möglichst kleine Dateigrößen. Viele Dateien (Bilddateien, PDFs) lassen Sie für Online-Zwecke komprimieren. So hat der Empfänger auch auf seinem Smartphone noch eine Freude daran. Im Zweifel sollten Sie auch vorher beim Empfänger anfragen, bis zu welcher Größe sein E-Mail-Server Anhänge annimmt. Häufig liegt die Grenze bei 10 oder 20 MB. Gegebenenfalls gibt es auch eine alternative Möglichkeit für das Weiterleiten Ihrer Dokumente, die für den Empfänger bequemer ist (Hochladen über die Website, Cloud-Dienste etc.).

Auch die Anzahl der angehängten Dateien sollte auf das Minimum reduziert werden. Gleichartige Dateien wie Textdateien oder PDFs lassen sich relativ leicht in einer Datei zusammenführen. Damit vereinfachen Sie die Handhabung für den Empfänger – und er dankt es Ihnen ganz sicher mit einer schnelleren Antwort.

Private E-Mails und E-Mails von Privatpersonen

Nicht alle weiter oben gegebenen Ratschläge werden in der privaten Korrespondenz umsetzbar sein. Aber auch dort kann man mitunter den einen oder anderen Pluspunkt sammeln, wenn man diese Grundprinzipien befolgt.

Spätestens dann, wenn Sie als Privatperson E-Mails an Firmen und Behörden schreiben, gelten diese Tipps aber voll und ganz. Für manche elektronischen Botschaften, die an Organisationen gerichtet sind, gelten sogar noch weitere geschriebene oder ungeschriebene Regeln. So zum Beispiel für Bewerbungen.

Wenn Sie zum Beispiel bei uns das Erstellen eines Textes in Auftrag geben wollen und eine Anfrage per E-Mail erwägen oder wenn Sie sich bei uns bewerben wollen, erleichtern Sie beiden Seiten die Kommunikation beträchtlich, wenn Sie sich an die geschilderten Grundsätze halten.

Evgenij Unker

04.01.2013, zuletzt aktualisiert am 20.06.2017

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